Microsoft 365 richtig nutzen – Ordnung, Struktur & effiziente Zusammenarbeit
Microsoft 365 ist schnell eingeführt – aber ohne klare Regeln entsteht im Alltag häufig Unordnung: Teams wachsen unkontrolliert, Dateien liegen an mehreren Orten und Informationen verschwinden in Chats. Wir helfen Ihnen, eine klare Arbeitsweise zu etablieren: nachvollziehbar, wiederholbar und für alle Mitarbeitenden verständlich.
Warum es nach der Teams‑Einführung oft „chaotisch“ wird
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Unklare Ablageregeln: Niemand weiß, ob eine Datei in OneDrive, Teams oder SharePoint hingehört.
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Team‑Wildwuchs: Viele Teams für denselben Zweck, uneinheitliche Namensgebung.
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Chats als Wissensspeicher: Entscheidungen sind später nicht mehr auffindbar.
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Fehlende Verantwortlichkeiten: Niemand pflegt Mitglieder, Kanäle oder Struktur.
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Zu wenig Adoption: Funktionen werden nur teilweise genutzt, Prozesse bleiben bei E‑Mail/Excel.
Das wichtigste Grundverständnis: Wo liegen Dateien wirklich?
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Damit Zusammenarbeit funktioniert, müssen Ablageorte klar sein. Eine einfache Merkregel hilft:
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Kanal‑Dateien gehören in die gemeinsame Teamablage (SharePoint/Teambibliothek).
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Chat‑Dateien landen in der persönlichen Ablage des Senders (OneDrive) und werden nur mit den Beteiligten geteilt.
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Wir übersetzen dieses Prinzip in klare Standards für Ihr Unternehmen.
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Wir schaffen Ordnung in Ihrem Teams, SharePoint & OneDrive: Governance, Ablagekonzept, Schulungen & Quick Wins – damit Sie Microsoft 365 wirklich produktiv nutzen können.
Was PointPro konkret für Sie umsetzt
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Analyse: Ist‑Zustand, Team‑Strukturen, Ablagen, Nutzungsmuster, Pain Points.
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Governance‑Design: Benennungsregeln, Team‑Templates, Rollen/Owner, Kanal‑Standards.
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Ablagekonzept: OneDrive vs. SharePoint, Ordnerlogik, Dateinamen, Metadaten/Views (wo sinnvoll).
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Adoption: Schulungen, Test‑Team, Micro‑Learnings, Quick‑Win‑Guides.
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Rollout & Begleitung: Aufräumen bestehender Teams, Umstellung, Feedback‑Loops, Stabilisierung.
Quick Wins, die sofort Wirkung zeigen
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Meetings konsequent über Teams planen und durchführen.
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Kanal‑Konversationen über Antworten strukturieren statt neue Threads zu starten.
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Wichtige Projekt‑E‑Mails direkt in Kanäle lenken (statt in Postfächern zu versanden).
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Externe Gäste zielgerichtet in passenden Teams/Kanälen einbinden.
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Kurze „So geht’s“-Guides: Dateien finden, Versionen, Freigaben, Suche.
Ergebnis: Ein M365‑Arbeitsplatz, der wirklich funktioniert
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Jede Datei hat einen klaren Ort – weniger Suchzeiten.
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Teams‑Struktur ist übersichtlich und nachvollziehbar.
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Weniger E‑Mails, mehr Transparenz.
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Reduzierter Support‑Aufwand, weniger Schattenablagen.
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Basis für Prozessautomatisierung (Power Platform) und Security‑Standards.
Wir beraten Sie gerne unverbindlich.
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E-Mail: info@pointpro-solutions.com
Prozesse mit der Power Platform digitalisieren
Die Power Platform ermöglicht es, manuelle Abläufe schnell in klare, digitale Prozesse zu verwandeln. Power Apps und Power Automate schaffen moderne Oberflächen und automatisierte Workflows, die direkt in Microsoft 365 und Teams eingebettet sind. So werden Entscheidungen transparenter, Daten sauberer abgelegt und Prozesse spürbar effizienter – ohne aufwendige Neuentwicklung.
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Automatisierte Prozesse erzeugen neue Datenflüsse und Zugriffe. Ohne MFA, Conditional Access, klare Berechtigungen und DLP-Richtlinien entstehen Risiken. Auf unserer Security-Landingpage zeigen wir, wie wir Identitäten, Geräte und Daten absichern, damit Prozesse sicher laufen.
Legacy-IT modernisieren – die Power Platform als Brücke
Viele Unternehmen wollen alte Systeme nicht sofort ersetzen. Die Power Platform ermöglicht es, Teilprozesse zu isolieren, zu modernisieren und schrittweise zu migrieren. Auf unserer Modernisierungsseite erklären wir, wie wir Legacy-Funktionen modern in M365 & Azure überführen.