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Metadaten in SharePoint

Es kann so frustrierend sein, wenn man etwas sucht und nicht wiederfindet oder?


Wie oft hab ich schon verzweifelt nach Dokumenten gesucht, von denen ich wusste, in welchem Kontext sie erstellt wurden oder was der Inhalt war. Wie oft haben mich KollegInnen gefragt: Wir hatten das doch schon mal, weißt du noch wo? Und dann überlegt und sucht man, und am Ende erstellt man ein neues Dokument, weil das gesuchte unauffindbar ist.

Dabei kann es so einfach sein, Dokumente wieder zu finden, wenn man Ordnung hält. Ich höre grade meine Oma sagen "Ordnung ist das halbe Leben, mein Kind" und sehe vor meinem inneren Auge wie sie Etiketten an Tupperdosen klebt.

Vielleicht auch eine Idee für unser Ordnungsproblem?

Die unscheinbaren Etiketten mit denen wir, der Ordnung halber, unsere Dateien und Dokumente versehen werden heißen Metadaten. Kennt ihr aus dem Online-Marketing? Ja, ist so ähnlich, aber auch anders.


Was sind Metadaten eigentlich?

Metadaten sind im Allgemeinen beschreibende Daten, die zusätzliche Informationen über andere Daten enthalten. Gerade in der IT dienen sie in der Regel dazu, unstrukturierte Daten zu kategorisieren und zu identifizieren. Sie unterstützen beim Sortieren und Kennzeichnen von Eigenschaften innerhalb dieser unstrukturierten Daten.


Und der Unterschied zwischen Metadaten auf Webseiten und in SharePoint?

Website-Metadaten und Metadaten in SharePoint sind zwei verschiedene Arten von Metadaten, die für unterschiedliche Zwecke verwendet werden.

  • Website-Metadaten: beziehen sich normalerweise auf allgemeine Informationen über eine Website. Dazu gehören Dinge wie Seitentitel, Beschreibungen, Schlüsselwörter und andere strukturierte Daten, die im HTML-Code einer Website eingebettet sind. Diese Metadaten helfen Suchmaschinen, die Inhalte der Website zu verstehen und sie in den Suchergebnissen anzuzeigen. Ich

  • Metadaten in SharePoint: Hierbei handelt es sich um strukturierte Informationen, die in SharePoint-Dokumenten und anderen Inhalten gespeichert sind. Metadaten in SharePoint sind Eigenschaften, die den Inhalt der Dateien beschreiben, wie z.B. Autor, Erstellungsdatum, Themenbereich, Status oder benutzerdefinierte Attribute. Sie helfen dabei, die Inhalte zu organisieren, zu suchen und zu klassifizieren.

Der Hauptunterschied besteht also darin, dass Website-Metadaten allgemeine Informationen über eine Website sind und dazu dienen, deren Sichtbarkeit in Suchmaschinen zu verbessern, während Metadaten in SharePoint spezifische Informationen zu den Inhalten in der SharePoint-Umgebung enthalten, um sie besser zu organisieren und zu verwalten.


Im Weiteren werden wir uns die SharePoint-Metadaten genauer anschauen.


Was sind gute SharePoint Metadaten?

Das Erstellen guter Metadaten ist einfacher als ihr denkt. Ihr müsst einfach entscheiden, welche zusätzlichen Informationen euren Dokumenten zugewiesen werden sollen. Das können Kategorien, Schlagwörter, Themen, Projekte, Stati oder andere relevante Angaben sein, die euch später beim Sortieren und Organisieren eurer Dateien helfen. Je präziser die Metadaten sind, desto einfacher wird das spätere Auffinden, denn eine gut organisierte Metadaten-Struktur macht eure Dokumentenbibliothek unglaublich durchsuchbar und steigert die Effizienz eurer täglichen Arbeit.


Beispiel: Du hast ein Dokument, das ein Angebot für eine Softwarelizenz beinhaltet.

Du kannst Etiketten vergeben wie "Angebot", "Beauftragt", "KundeXY"

Filterst oder suchst du später in der Dokumentenbibliothek nach deinem Kunden, wirst du das Angebot finden, und direkt sehen, dass ein Angebot für die Lizenz beauftragt wurde.

Genauso sieht du, wenn du nach Angebot filterst oder suchst, dass an den Kunden nicht nur ein Angebot rausgegangen ist, sondern dieser das auch beauftragt hat.


Wie funktioniert das Erstellen von Metadaten und die Suche nach Dokumenten?

In unserem Video-Tutorial zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Metadaten erstellst und sie in SharePoint verwendest. https://youtu.be/Rllz1rNsqdY



Hast du Fragen? Meld dich gerne bei uns!

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